Verwerkersovereenkomst

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: het makelaarskantoor dat de programma's gebruikt, zoals vermeld in de hoofdovereenkomst of bestelbon (hierna "het kantoor").

Verwerker: Innogarant, [rechtsvorm], met zetel te [adres], ondernemingsnummer [KBO] (hierna "Innogarant").

1. Onderwerp

Innogarant verwerkt persoonsgegevens in opdracht van het kantoor, enkel om de programma's te leveren: offertes inlezen, analyseren, opmaken, versturen en opvolgen. Deze overeenkomst geldt naast de hoofdovereenkomst. Bij strijdigheid over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.

2. Aard, doel en duur

• Doel: opmaak en opvolging van verzekeringsoffertes voor klanten van het kantoor.
• Verwerkingen: ontvangen, lezen, analyseren met een AI-dienst, tonen, omzetten naar een offertedocument, verzenden.
• Duur: zolang het kantoor de programma's gebruikt.

3. Gegevens en betrokkenen

• Betrokkenen: (kandidaat-)verzekeringnemers en verzekerden van het kantoor, contactpersonen bij maatschappijen, medewerkers van het kantoor.
• Gegevens: identiteit en contactgegevens, ondernemingsnummer, activiteit en omzet, polis-, dekkings- en premiegegevens, inhoud van mails en documenten die het kantoor oplaadt.
• Geen bijzondere gegevens: het kantoor laadt geen gezondheidsgegevens, rijksregisternummers of identiteitsdocumenten op, tenzij partijen dat vooraf schriftelijk regelen.

4. Instructies

Innogarant verwerkt de gegevens enkel op schriftelijke instructie van het kantoor. Het gebruik van de programma's volgens hun bedoeling geldt als instructie. Meent Innogarant dat een instructie de AVG schendt, dan meldt ze dat onmiddellijk.

5. Vertrouwelijkheid

Wie bij Innogarant toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

6. Beveiliging

Innogarant neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:

• persoonlijke aanmelding met sterk versleutelde wachtwoorden en begrenzing van aanmeldpogingen;
• versleutelde verbindingen (HTTPS) en bescherming tegen verzoeken van andere sites;
• hosting van de programma's in de EU;
• geen opslag van opgeladen offertes en mails in een database; ze blijven hoogstens twee uur in het werkgeheugen, behalve bij een concept, dat op een afgeschermde schijf in de EU blijft tot het verstuurd of verwijderd wordt;
• controle door een medewerker van het kantoor voor een offerte vertrekt.

7. Subverwerkers

Het kantoor geeft algemene toestemming voor de subverwerkers op de pagina Privacy en verwerkers. Innogarant meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 15 dagen vooraf. Het kantoor kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Innogarant legt elke subverwerker minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

8. Doorgifte buiten de EER

Sommige subverwerkers verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Besluit 2021/914) of het EU-VS Data Privacy Framework, zoals per subverwerker vermeld.

9. Bijstand

Innogarant helpt het kantoor bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing, bezwaar), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Datalekken

Innogarant meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan het kantoor, met de informatie die het kantoor nodig heeft voor zijn eigen melding.

11. Einde

Bij het einde van de samenwerking wist Innogarant de gegevens van het kantoor binnen 30 dagen, of bezorgt ze die terug als het kantoor dat vraagt, tenzij een wettelijke plicht tot bewaring geldt.

12. Controle

Innogarant stelt de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen, en werkt mee aan een audit door het kantoor of een onafhankelijke auditor, na redelijke voorafgaande kennisgeving.

13. Aansprakelijkheid en recht

De aansprakelijkheid volgt de hoofdovereenkomst, onverminderd artikel 82 AVG. Belgisch recht is van toepassing. Geschillen behoren tot de rechtbanken van Antwerpen.